Secretaria Municipal de Administração

Vinculada à Adjuntoria de Administração de Pessoas, a Superintendência da Área de Registro e Documentação tem como atribuições regimentais:

I – dirigir, orientar e acompanhar todo o processo de registro, guarda e manutenção da documentação funcional e do arquivo público técnico de todos os servidores ativos da Administração Pública Municipal Direta e Indireta, a análise de processos e do atendimento de excelência ao Servidor Municipal;

II – promover estudos e a elaboração de políticas e diretrizes concernentes à sua área de atuação;

III – coordenar e supervisionar as atividades de registro, movimentação e controle de pessoal de toda a Prefeitura;

IV – fazer a gestão de pessoas, de materiais e equipamentos e de questões interfuncionais que impactem nos seus processos, no intuito de assegurar melhorias no funcionamento das atividades da Secretaria;

V – monitorar o cumprimento das atribuições e resultados das coordenações, sob sua responsabilidade;

VI – desempenhar outras atividades que lhe forem delegadas por superior hierárquico.

Para isto, a SRD atua através de quatro coordenações:

2.1) Coordenação de Registro e Documentação Funcional: tem como atribuições regimentais:

I – registrar, organizar, coordenar, atualizar e controlar os assentamentos funcionais dos servidores da Administração Direta e Indireta da Prefeitura de São Luís;

II – registrar e controlar as nomeações e exonerações, movimentações, freqüência, férias e licenças dos servidores públicos municipais;

III – planejar, orientar e controlar as atividades administrativas necessárias ao desenvolvimento funcional de sua área de atuação;

IV – desempenhar outras atividades que lhe forem delegadas por superior hierárquico.

2.2) Coordenação de Arquivo Público Técnico: tem como atribuições:

I – receber, guardar, conservar, recuperar, reorganizar e controlar todos os documentos dos órgãos municipais que lhe forem encaminhados;

II – realizar pesquisa no acervo do Arquivo Público Técnico para instruir processos;

III –implementar ações e técnicas que visem à melhor guarda conservação e localização dos documentos arquivados, bem como pesquisar e propor novas tecnologias informatizadas que possibilitem o tratamento,armazenamento, disponibilização e o acesso rápido e seguro às informações do acervo;

IV – orientar, quando solicitado, a montagem, a organização e a manutenção dos arquivos dos diversos órgãos da Administração Municipal;

V – desempenhar outras atividades que lhe forem delegadas por superior hierárquico.

2.3) Coordenação de Análise de Processos: tem como atribuições regimentais:

I – instruir e prestar informações nos processos sobre assuntos referentes a direitos, deveres e vantagens do Servidor Público Municipal;

II – gerenciar o trâmite dos processos no âmbito da Secretaria Municipal de Administração;

III – desempenhar outras atividades que lhe forem delegadas por superior hierárquico.

2.4) Central de Atendimento: tem como atribuições regimentais:

I – atender os servidores públicos municipais em suas demandas relativas ao fluxo de processos na Secretaria, bem como informações sobre direitos, deveres e vantagens;

II – gerenciar e executar o sistema de protocolo por meio do fluxo de entrada e saída de documentos;

III – monitorar a tramitação e o cumprimento dos prazos estabelecidos para permanência dos processos nas áreas da Secretaria;

IV – desenvolver e implementar mecanismos de recepção e tratamento de informações e avaliação da opinião e satisfação do cliente;

V – coordenar, executar e supervisionar as atividades de atendimento e propor aperfeiçoamento dos serviços prestados pela Secretaria;

VI – promover a necessária articulação entre os setores dos órgãos, objetivando adequar, agilizar e flexibilizar o fluxo de informações e processos;

VII – desempenhar outras atividades que lhe forem delegadas por superior hierárquico.